Urgente, ou importante?

Uma boa maneira de verificar a produtividade pessoal é usar a matriz de urgência e importância que Stephen Covey apresenta em “Os 7 hábitos das pessoas altamente eficazes”.

Covey é um dos maiores especialistas em planejamento estratégico e produtividade que o século XXI herdou do século XX. O objetivo dele com a matriz de urgência e produtividade é encorajar a distribuição estratégica do recurso mais escasso de todos: o tempo.

A maioria das pessoas (eu inclusive) dedica 70% do tempo a enfrentar crises, 15% a não fazer nada que preste e os 15% restantes entre rotinas e atividades que realmente importam. Porém, a distribuição mais proveitosa é bem diferente:

  • 60% do tempo em atividades que importam de verdade
  • 15% em rotinas
  • 15% em enfrentar crises
  • 10% em inutilidades, pois ninguém consegue ser 100% útil

A matriz de urgência e importância auxilia a evoluir de uma distribuição disfuncional de tempo para uma distribuição eficiente de tempo entre as tarefas do dia a dia. Para usá-la, faça o seguinte:

1. Agrupe todas as tarefas que ocuparam um dia do seu trabalho

2. Assinale o grau de urgência de cada uma: mais urgente ou menos urgente)?

3. Assinale o grau de importância de cada uma: mais importante ou menos importante?

Você terminará com quatro grupos de atividades:

  • Mais urgentes + Mais importantes = Crises: geralmente uma rotina fora de controle, raramente um imprevisto, e você seria um irresponsável se não as revolvesse imediatamente
  • Mais urgentes + Menos importantes = Rotinas: ninguém pode escapar às rotinas do dia a dia, como deslocar-se para o trabalho, preencher um formulário, ou jamais conseguirá fazer nada importante — rotinas bem estabelecidas e executadas formam a base de grandes realizações
  • Menos urgentes + Mais importantes = Atividades: que importam de verdade, que trazem felicidade, porque constituem realizações profissionais ou pessoais
  • Menos urgentes + Menos importantes = Perda de tempo: provocam tristeza porque afundam você num inferno de trabalhar, trabalhar e trabalhar sem chegar a lugar algum

Qualquer pessoa quer fugir do inferno da perda de tempo, reduzir as crises, atravessar rapidamente as rotinas e dedicar a maior parte do dia às atividades que importam de verdade.

O raciocínio vale para pessoas, vale para empresas, vale para órgãos públicos.

Se a maioria dos funcionários descobre que dedica sua jornada de trabalho a crises em série, rotinas intermináveis e, quando sobra um tempo, precisa tomar fôlego para a próxima crise ou para outra rotina, ninguém acreditará que, da soma de tanta perda de tempo, de tanta crise, surgirá algum resultado importante de verdade.

Você acreditaria?