Conheça a lei dos arquivos públicos

O Brasil tem um sistema de arquivos públicos e sua implantação ajudaria muito o acesso à informação dos órgãos públicos. Está na Lei nº 8.159/1991, a “Lei dos Arquivos Públicos”, que estabelece as definições básicas de gestão documental e direito de acesso à informação, bem como a estrutura geral do sistema nacional de arquivos.

Seus artigos 22, 23 e 24, que regulavam a classificação da informação em graus de sigilo e a restrição de acesso em razão da intimidade das pessoas, foram revogados pela Lei nº 12.527/2011, a chamada “Lei do Acesso à Informação”.

Definições básicas de gestão documental

A Lei nº 8.159/1991 traz uma definição de arquivo que pode ser aplicada a qualquer arquivo, tanto particular como público, e depois define especificamente os arquivos públicos em função da atividade das entidades que os produzem. Pode, portanto, haver arquivos privados considerados públicos.

As definições de gestão documento e idades documentais orientam a organização dos serviços arquivísticos. A compreensão das idades documentais permite superar a ideia de “arquivo morto” e substituí-la pela de arquivo permanente, que guarda uma documentação que pode produzir efeitos jurídicos no longo prazo e que se reveste de valores culturais e administrativos. Por isto, há a previsão de proteções para os documentos em guarda permanente.

Arquivos

“O conjunto de documentos produzidos e recebidos por órgãos públicos, instituições de caráter público e entidades privadas, em decorrência do exercício de atividades específicas, bem como por pessoa física, qualquer que seja o suporte da informação ou a natureza dos documentos” (art. 2º, da Lei nº 8.159/1991).

Arquivos públicos

A natureza pública de um arquivo se define em função da atividade da instituição. São públicos todos os arquivos das instituições que executam ou gerenciam serviços públicos ou de caráter público.

Assim, todo arquivo de órgão público é, consequentemente, público; mas também é público o arquivo das instituições privadas que têm caráter público ou que executam ou gerenciam serviços públicos (artigo 7º, caput e § 1º, da Lei nº 8.159/1991).

Caso a instituição pública ou de caráter público encerre atividades, sua documentação será recolhida ao arquivo público competente ou à instituição sucessora (artigo 7º, § 2º).

Gestão documental

Gestão documental é o conjunto de procedimentos de produção, tramitação, uso, avaliação e arquivamento dos documentos em fase corrente e intermediária, tendo por fim a eliminação ou a guarda permanente do documento (artigo 3º, Lei nº 8.159/1991).

Idades documentais

Os documentos públicos são geridos conforme se encontrem em idade corrente, intermediária ou permanente.

  1. “Consideram-se documentos correntes aqueles em curso ou que, mesmo sem movimentação, constituam objeto de consultas frequentes” (art. 8º, §1º);
  2. “Consideram-se documentos intermediários aqueles que, não sendo de uso corrente nos órgãos produtores, por razões de interesse administrativo, aguardam a sua eliminação ou recolhimento para guarda permanente” (art. 8º, §2º);
  3. “Consideram-se permanentes os conjuntos de documentos de valor histórico, probatório e informativo que devem ser definitivamente preservados” (art. 8º, §3º).

Para que um documento passe do arquivo corrente para o arquivo permanente, ele deve primeiro ser avaliado, do que pode resultar a determinação de sua eliminação ou sua guarda permanente.

A eliminação requer, antes de efetivada, a autorização da instituição arquivística competente (artigo 9º).

Os documentos selecionados para guarda permanente recebem as seguintes proteções:

  1. Inalienabilidade
  2. Imprescritibilidade
  3. Responsabilização penal, civil e administrativa em virtude de sua desfiguração ou destruição

Outros dispositivos legais que protegem acervos

Lei nº 9.605/1998, artigo 62:

Art. 62. Destruir, inutilizar ou deteriorar:

  1. bem especialmente protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial;
  2. arquivo, registro, museu, biblioteca, pinacoteca, instalação científica ou similar protegido por lei, ato administrativo ou decisão judicial:

Pena: reclusão, de um a três anos, e multa.

Parágrafo único. Se o crime for culposo, a pena é de seis meses a um ano de detenção, sem prejuízo da multa.

Código Penal, artigo 153:

Art. 153. Divulgar alguém, sem justa causa, conteúdo de documento particular ou de correspondência confidencial, de que é destinatário ou detentor, e cuja divulgação possa produzir dano a outrem:

Pena: detenção, de um a seis meses, ou multa.

§ 1º. Somente se procede mediante representação.

§ 1-A. Divulgar, sem justa causa, informações sigilosas ou reservadas, assim definidas em lei, contidas ou não nos sistemas de informações ou banco de dados da Administração Pública:

Pena: detenção, de 1 (um) a 4 (quatro) anos, e multa.

§ 2º. Quando resultar prejuízo para a Administração Pública, a ação penal será incondicionada.

Código Penal, artigo 154:

Art. 154. Revelar alguém, sem justa causa, segredo, de que tem ciência em razão de função, ministério, ofício ou profissão, e cuja revelação possa produzir dano a outrem:

Pena: detenção, de três meses a um ano, ou multa.

Parágrafo único. Somente se procede mediante representação.

Direito de acesso

A Lei nº 8.159/1991 define o direito de acesso nos artigos 4º e 5º como o direito de qualquer pessoa receber dos órgãos públicos informações de interesse particular, coletivo ou geral, contidas em documentos de arquivos públicos.

O acesso deve ocorrer conforme disposição legal, sob pena de responsabilidade.

Embora a todos se assegure o acesso aos documentos públicos, há limitações do direito de acesso:

  1. Segredo de Estado, quando o sigilo é imprescindível à segurança da sociedade e do Estado
  2. Proteção aos direitos individuais, quando a restrição de acesso é necessária à intimidade, vida privada, honra e imagem das pessoas.

A violação do sigilo, termo que a lei emprega tanto ao segredo de Estado quanto à proteção aos direitos individuais, pode atrair indenização pelo dano material ou moral que causar, sem prejuízo de ações penais, civis e administrativas (artigo 6º da Lei nº 8.159/1991).

Entretanto, “poderá o Poder Judiciário, em qualquer instância, determinar a exibição reservada de qualquer documento sigiloso, sempre que indispensável à defesa de direito próprio ou esclarecimento de situação pessoal da parte” (art. 24).

Arquivos privados de interesse público

Também recebem proteção os arquivos privados de interesse público. A Lei nº 8.159/1991, inclusive, estipula em seu artigo 16 que “os registros civis de arquivos de entidades religiosas produzidos anteriormente à vigência do Código Civil ficam identificados como de interesse público e social”. Porém outros arquivos podem ser identificados pelo Poder Público como de interesse público e social, desde que seus documentos constituam fontes relevantes para a história e a ciência (artigo 11 da Lei nº 8.159/1991).

Os arquivos privados identificados como de interesse público “não poderão ser alienados com dispersão ou perda da unidade documental, nem transferidos para o exterior” (art. 13) e, se alienados, “o Poder público exercerá preferência na aquisição” (art. 13, parágrafo único).

Instituições arquivísticas públicas poderão receber os acervos dos arquivos privados de interesse público, a título revogável ou mediante doação (artigo 15, Lei nº 8.159/1991). O acesso do público a estes acervos, entretanto, depende de autorização do proprietário ou possuidor (artigo 14 da Lei nº 8.159/1991). Esta última disposição é curiosa, pois parece permitir ao particular que se desonere da manutenção de seu arquivo ao mesmo tempo em que se reserva o direito de uso exclusivo do acervo.

Estrutura nacional de arquivos

Os artigos 17 a 21 da Lei nº 8.159/1991 delineiam a organização dos arquivos brasileiros em federais, estaduais, distritais e territoriais.

Em cada esfera federativa, os arquivos se dividem em arquivos do Poder Executivo, do Poder Legislativo e do Poder Judiciário. Apenas os arquivos do Poder Executivo Federal vêm separados em diversos órgãos, como Arquivo Nacional, Arquivos do Ministério da Marinha, Arquivos do Ministério das Relações Exteriores, dentre outros.

A Lei nº 8.159/1991, enquanto reserva o plural “arquivos” para cada poder da esfera federal, usa o singular “arquivo” para cada poder das esferas estadual, distrital e municipal. Dedez-se daí que, enquanto a União pode criar, por exemplo, diversos arquivos no Poder Executivo e outros tantos no Poder Legislativo, um Estado pode apenas ter um arquivo para o Poder Executivo, um arquivo para o Poder Judiciário e um arquivo para o Poder Legislativo.

Arquivos federais (artigo 17, § 1º, da Lei nº 8.149/1991):

  • Arquivos do Poder Executivo: Arquivo Nacional, Arquivos do Ministério da Marinha, Arquivos do Ministério da Aeronáutica, Arquivos do Ministério do Exército e Arquivos do Ministério das Relações Exteriores
  • Arquivos do Poder Legislativo
  • Arquivos do Poder Judiciário

Arquivos estaduais ou do Distrito Federal (artigo 17, § 2º e 3º, da Lei nº 8.159/1991):

  • Arquivo do Poder Executivo
  • Arquivo do Poder Legislativo
  • Arquivo do Poder Judiciário

Arquivos municipais (artigo 17, § 4º, da Lei nº 8.159/1991):

  • Arquivo do Poder Executivo
  • Arquivo do Poder Legislativo

Os arquivos dos Territórios Federais (artigo 17, § 5º, Lei nº 8.159/1991) são organizados de acordo com a respectiva estrutura política e jurídica.

Competência dos arquivos

As competências do Arquivo Nacional, mas não dos demais arquivos do Poder Executivo Federal, e dos arquivos do Poder Legislativo e Judiciário federais estão previstas na Lei nº 9.1590/1991.

Cabe à legislação estadual, distrital e municipal, observadas as disposições da Constituição Federal de 1988 e da Lei nº 8.159/1991, definir a organização, os vínculos, a gestão e o acesso a seus documentos.

Competências do Arquivo Nacional (artigo 18, da Lei nº 8.159/1991):

  • gestão e recolhimento dos arquivos produzidos e recebidos pelo Poder Executivo Federal
  • preservação e disponibilização ao acesso dos documentos sob sua guarda
  • acompanhamento e implementação da política nacional de arquivos
  • criação de unidades regionais

Competências dos arquivos do Poder Legislativo Federal (artigo 19 da Lei nº 8.159/1991):

  • gestão e recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Legislativo Federal no exercício de suas funções
  • preservação e disponibilização ao acesso dos documentos sob sua guarda

Competências dos arquivos do Poder Judiciário Federal (artigo 19 da Lei nº 8.159/1991):

  • gestão e recolhimento dos documentos produzidos e recebidos pelo Poder Judiciário Federal no exercício de suas funções, tramitados em juízos e oriuntos de cartórios e secretarias
  • preservação e disponibilização ao acesso dos documentos sob sua guarda

Conselho e Sistema Nacional de Arquivos

A Lei nº 8.159/1991 prevê um Conselho Nacional de Arquivos, o CONARQ, que coordenaria um Sistema Nacional de Arquivos. As previsões constantes do texto legal são gerais, pois a estrutura e o funcionamento do Conarq são regulados pelo Decreto nº 4.073/2002, que atendem à previsão do artigo 26, § 2º, da Lei nº 8.159/1991.

O artigo 26 cria, como órgão vinculado ao Arquivo Nacional, o CONARQ (Conselho Nacional de Arquivos), e lhe atribui a competência de, como órgão central do SINAR (Sistema Nacional de Arquivos), definir a política nacional de arquivos.

O CONARQ “será presidido pelo Diretor-Geral do Arquivo Nacional e integrado por representantes de instituições arquivísticas e acadêmicas, públicas e privadas” (artigo 26, § 1º, da Lei nº 8.159/1991).