Como fazer o relacionamento da Uadin com clientes e parceiros

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Penso que uma Uadin (unidade de auditoria interna de instituto federal) pode criar um plano de relacionamento com clientes e parceiros que tenha o formato de uma dinâmica de quatro etapas:

  1. Ideias
  2. Para fazer
  3. Em andamento
  4. Feitas

A essas etapas, acrescento uma ocasional: o Pit-stop.

As etapas se articulam ao redor de um instrumento que chamo de “campanha” e de dois conceitos que chamo de “necessidade” e “público”.

Uma campanha é um esforço intencional e delimitado da Uadin para criar, modificar ou extinguir um relacionamento com um público.

Exemplos de campanhas:

  • atualizar (ou criar) o site da Uadin dentro do portal do instituto federal
  • divulgar o PAINT aprovado para Pró-Reitores e Diretores-Gerais
  • realizar uma webconferência sobre a diferença entre controles internos e auditoria interna
  • realizar um ciclo de apresentações sobre gerenciamento de riscos
  • mostrar a maneira correta de responder solicitações de auditoria

Todas essas campanhas compartilham a busca por um relacionamento mais razoável da Uadin com seus clientes e parceiros.

Uma necessidade é uma situação que a Uadin deve querer suprir através de um relacionamento intencional com um público.

Um público é um grupo de pessoas interessadas nos trabalhos da Uadin.

Acredito que a maioria das Uadins bem pode começar com duas necessidades:

  • Educar sobre auditoria interna
  • Ampliar a transparência da Uadin

Em geral, parece haver nos institutos federais uma percepção deficitária a respeito de auditoria interna, em que ela é confundida com controle interno, com corregedoria, e às vezes a Uadin sequer é um órgão do Conselho Superior.

  • Veja a diferença entre auditoria e controle: clique aqui.

Essa percepção deficitária pode ser aperfeiçoada por meio de ações informativas da Uadin apoiadas por uma transparência maior a respeito do que fazemos.

Também acredito que, nos institutos federais, os públicos das Uadins são repartidos em:

  1. “Público direto” – os membros do Conselho Superior, os membros da alta gestão (Reitor e ocupantes de cargos de direção: Pró-Reitores, Diretores, Diretores-Gerais)
  2. “Público indireto” – os servidores em geral do instituto federal, o TCU (Tribunal de Contas da União) e a CGU (Ministério da Transparência, Fiscalização e Controladoria-Geral da União)
  3. “Público remoto” – estudantes, famílias e sociedade em geral

Acredito que a Uadin deve dimensionar seu plano de relacionamento para suprir as necessidades do “Público direto” e, secundariamente, suprir as necessidades dos demais públicos na medida exata em que tiver capacidade para isso.

Coloquei o TCU e a CGU no “Público indireto” porque a principal preocupação das Uadins deveria estar no atendimento à alta gestão do instituto federal.

Ligando as etapas

Como falei, as etapas do plano de relacionamento são:

  1. Ideias
  2. Para fazer
  3. Em andamento
  4. Feitas

Ocasionalmente: Pit-stop

As etapas do plano de relacionamento articulam “campanhas” e “necessidades” e colocam tudo para produzir resultados.

Na vida como no plano de relacionamento da Uadin, tudo começa com uma ideia, nem que seja para você jamais fazer.

A etapa “Ideias” serve para coletar todas ideias que a equipe tiver de campanha, até as ideias mais extravagantes.

Contudo, uma campanha só sairá das “Ideias” e irá  “Para fazer” se obtiver resposta positiva (“Sim!”) a todas as perguntas abaixo:

  • Qual a necessidade a ser satisfeita?
  • Qual a frequência de distribuição?
  • Qual o canal de distribuição?
  • Qual o público da campanha?
  • Quem será o comunicador?
  • Os recursos para a campanha estão disponíveis?

Uma campanha “Para fazer” só entrará “Em andamento” se receber um projeto que demonstre sua viabilidade.

Os projetos são documentos que estipulam no mínimo Prazo, Recursos e Resultados. Defendo o uso do PMBOK pelas Uadins, com adaptações light touch (questão de bom senso).

Se o projeto acusar a inviabilidade da campanha, ela irá para o “Pit-stop” (Exemplo de motivo: “Espere um pouco”), voltará para “Ideias” (“Quem sabe um dia?”), ou será arquivada (“Jamais.”).

As campanhas na etapa “Em andamento” serão aquelas que tiverem recebido um projeto viável; via de regra, elas estarão em plena execução.

Se uma campanha “Em andamento” por algum motivo for suspensa, ela irá para a etapa “Pit-stop”. Se ficar demais no “Pit-stop”, poderá voltar ao terreno das “Ideias” ou ser arquivada.

As campanhas “Em andamento” irão para a etapa “Feitas” quando tiverem sido concluídas. Você consegue determinar a conclusão de uma campanha pela comparação entre sua execução e seu projeto.

Essa ligação entre as etapas (Ideias –> Para fazer –> Em andamento –> Feitas, com ocasionais Pit stops) é o que se chama de “pipeline”, ou “fluxo de entregas” – uma sequência ágil e enxuta de ações e avaliações que produz resultados.

Tem tudo a ver com as metodologias ágeis: agile, scrum, lean, kanban e kaizen.

Da minha parte, tenho desejado introduzir o kaizen nas atividades da auditoria interna com suporte do aplicativo web Trello (clique aqui para criar sua conta gratuita).

Existe até lean internal audit: aplicação de metodologias ágeis ao trabalho de auditoria interna propriamente dito. Saem as auditorias lentas, de utilidade duvidosa; entram as auditorias rápidas, de alto valor agregado para o instituto federal. Mas disso, falarei futuramente.

Por enquanto, recomendo a matéria da Endeavor sobre o kaizen.

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