Decreto Simplifique: simplificação na administração federal

Com o Decreto nº 9.094/2017, a administração federal inteira passou a ter que simplificar seu funcionamento. Veja aqui as medidas obrigatórias.

A simplificação é a ideia central do Decreto nº 9.094/2017, conhecido como Decreto Simplifique.

Mas o que é simplificação?

Na administração federal, a simplificação é uma forma de relacionamento:

  1. o relacionamento entre o ente federal e os demais entes federais;
  2. o relacionamento entre o ente federal e seus funcionários;
  3. o relacionamento entre o ente federal e os usuários diretos de seus serviços;
  4. o relacionamento entre o ente federal e o público em geral, mesmo aqueles que não usam diretamente seus serviços.

Uma universidade federal, por exemplo, passa a poder relacionar-se com simplicidade com o Ministério da Ciência e Tecnologia, ao mesmo tempo que deve relacionar-se com simplicidade com:

  • os professores e técnicos administrativos (funcionários);
  • os estudantes e familiares (usuários diretos);
  • pessoas interessadas na universidade federal, mas que não sejam estudantes matriculados nem familiares, quando solicitam, por exemplo, informações ou fazem uma visita para uma matéria jornalística (público em geral).

Essa simplificação de relacionamento e funcionamento, o Decreto Simplifique espera que os entes federais conquistem-na através da adoção de uma série de medidas.

Estudaremos todas essas medidas na presente postagem:

  1. diretrizes de simplificação;
  2. base de dados oficial;
  3. requisitos das políticas de atendimento;
  4. autenticação de documentos;
  5. avaliação e melhoria;
  6. sanções disciplinares;
  7. regulação e fiscalização;
  8. divulgação.

1) Diretrizes de simplificação (art. 1º, I a VIII, Decreto nº 9.094/2017)

As diretrizes de simplificação norteiam os procedimentos do ente público.

Com a publicação do Decreto, os entes federais precisam tanto rever seus procedimentos, para que fiquem simples, como passar a criar procedimentos simples desde o início.

São diretrizes da simplificação:

  1. presunção de boa-fé: o ente público deve partir do pressuposto de que a pessoa que o procura tem boas intenções;
  2. compartilhamento de informações: os entes públicos devem compartilhar informações entre si, poupando as pessoas daquela via crucis por informações espalhadas através das repartições públicas;
  3. integração sistêmica para expedição de documentos e certificados de comprovação: consequência do compartilhamento de informações é a pessoa ser poupada daquela via crucis por assinaturas e declarações espalhadas através das repartições públicas;
  4. articulação entre entes públicos para simplificação dos serviços públicos: diretriz ligada às duas anteriores, pede que os entes públicos trabalhem em conjunto para o atendimento simplificado de quem os procura;
  5. racionalização de métodos e procedimentos de controle: devem ser concebidos métodos e procedimentos que o ente público consiga controlar sem grandes dificuldades;
  6. eliminação de formalidades e exigências de custo econômico superior ao risco: diretriz ligada à anterior, quer dizer que as precauções adotadas por um ente público devem ser mais baratas do que o prejuízo a ser evitado;
  7. emprego da tecnologia na simplificação de processos e atendimento: diretriz ligada ao e-government, que é a aplicação de tecnologias de informação e comunicação (TICs) na administração pública, reforça o dever dos entes públicos de usar as tecnologias contemporâneas no cotidiano de serviço;
  8. linguagem clara: as pessoas têm o direito de compreender a administração federal, e isso fica complicado quando a linguagem é aquela mistura de “juridiquês” com “contabilês”.

2) Base de dados oficial

A base de dados oficial da administração federal não é uma novidade trazida pelo Decreto Simplifica.

Desde a publicação do Decreto nº 6.932/2009, a administração federal tem trabalhado na estruturação de uma base de dados que unifique o acesso à documentação comprobatória federal.

O Decreto nº 9.094/2017 (art. 2º) revogou o Decreto nº 6.932/2009, porém manteve a exigência de que os entes federais obtenham da base de dados as documentações comprobatórias, e passou a proibir que estas últimas sejam exigidas dos usuários dos serviços públicos.

Caso, entretanto, a informação seja sigilosa por motivos de privacidade, os entes públicos precisam primeiro solicitar a autorização expressa da pessoa a que a informação se refere (art. 3º).

Comprovações que não puderem ser obtidas da base de dados serão prestadas pela pessoa através de declaração escrita e assinada; a declaração falsa será punida com sanções administrativas, civis e penais (art. 3º, parágrafo único).

Funciona assim: um ente federal não pode exigir que uma pessoa interessada em um serviço público providencie documentos probatórios se esses documentos estiverem disponíveis na base de dados oficial. Se, porém, a documentação probatória não estiver disponível na base de dados oficial, o ente federal deverá contentar-se com uma declaração escrita e assinada da pessoa, podendo puni-la se estiver praticando fraude.

Como um ente federal pode ter acesso à base de dados oficial?

Boa pergunta!

Os entes federais podem solicitar o acesso à base de dados federais e os entes federais responsáveis pelo gerenciamento da base devem orientá-los a respeito (art. 4º).

Atualmente, as bases de dados e a solicitação de acesso a elas estão reguladas pelo Decreto nº 8.789/2016 e pela Portaria MPLAN nº 58/2016.

O Ministério do Planejamento (MPLAN) tem trabalhado para a unificação das bases de dado na plataforma GovData.

3) Requisitos das políticas de atendimento

O Decreto Simplifique exige que os entes federais elaborem políticas de atendimento.

Uma política de atendimento é um documento em que determinado ente federal diz como faz o atendimento do público durante a prestação de serviço público.

O Decreto nº 9.094/2017 também determina os requisitos mínimos de qualidade do atendimento. Esses requisitos estão agrupados sobretudo nos arts. 5º a 9º do Decreto nº 9.094/2017.

Para satisfazer os requisitos de atendimento, os entes federais precisam:

  • oferecer gratuidade dos atos de cidadania, previstos na Lei nº 9.265/1996, a qual regula o art. 5º, LXXVII da CF88;
  • padronizar formulários, guias e similares;
  • protocolizar todas as manifestações que lhes sejam dirigidas;
  • exigir de uma vez as documentações e providências, admitidas complementações apenas em caso de dúvidas supervenientes;
  • não exigir nova prova de fato já comprovado por documento ou informação válida;
  • usar quaisquer meios para prestar esclarecimentos e complementos, preferencialmente eletrônico;
  • exigir reconhecimento de firma e autenticação de cópia somente em caso de fundada dúvida de autenticidade ou expressa previsão legal.

Um último requisito da política de atendimento ficou solto, perdido no art. 12 do Decreto nº 9.094/2017.

Esse requisito determina que as regras de atendimento aos usuários, quando editadas ou alteradas, devem ter eficiência e economicidade, além de revelar que consideraram os efeitos práticos potenciais à Administração Pública e aos usuários.

O ente federal é obrigado a receber toda e qualquer manifestação escrita apresentada pelo cidadão?

Essa pergunta tem uma resposta tortuosa.

Via de regra, o ente federal tem a obrigação de aceitar toda e qualquer manifestação escrita apresentada por um cidadão, providenciando a devida protocolização.

Todavia, o ente federal pode recusar o protocolo caso seja manifestamente incompetente para lidar com a manifestação do cidadão. Em recusando a protocolização, o ente federal deve orientar o cidadão acerca do procedimento correto.

O ente federal que protocoliza uma manifestação para a qual seja incompetente, deve:

  1. remeter o documento ao ente público competente, informando desde logo o cidadão; ou
  2. avisar o cidadão para que retire a documentação, orientando-o sobre o que fazer em seguida.

É evidente que o ato de protocolização, a orientação ao cidadão, a remissão a outro ente público — são todos atos praticados por um funcionário público que trabalha em um ente público.

4) Autenticação de documentos (arts. 9º e 10, Decreto nº 9.094/2017)

A autenticação de documento é uma mania nacional: você paga para um cartório bater um carimbo atestando que a cópia de um documento é idêntica ao original.

(Recentemente, desembolsei R$ 5,00 para autenticar uma folha com cópia da minha carteira de identidade!)

Via de regra, um ente federal não pode exigir documentos autenticados em cartório.

A documentação autenticada só pode ser exigida se houver fundada dúvida de autenticidade ou expressa exigência legal.

Em não havendo fundada dúvida de autenticidade ou expressa exigência legal, o ente federal deve ele próprio autenticar gratuitamente as cópias, desde que acompanhadas de original (art. 10, § 1º).

Por outro lado, a apresentação de cópia autenticada pelo usuário dispensa conferência dela com o original (art. 10).

Garantias contra falsários

É comum a exigência de documentos para a utilização de serviços públicos.

O Decreto nº 9.094/2017 determina que os entes federais reduzam essas exigências e, sempre que ausente fundamentação legal expressa à exigência de documento, aceitem a declaração do usuário.

Claro que isso traz certa dúvida, porque o usuário pode estar mentindo. Em consequência, o Decreto deixa claro que o ente público deve providenciar a responsabilização do usuário suspeito de prática de fraude.

Tendo ou não havido entrega de cópia autenticada, se constatadas a falsificação de firma ou de cópia de documento, a qualquer tempo, o ente federal considerará insatisfeita a exigência que o usuário buscava suprir através da falsificação.

Em cinco dias, o ente federal deverá comunicar a autoridade competente para sanção administrativa, civil ou penal do usuário suspeito de prática de fraude.

5) Avaliação e melhoria

Os entes federais devem avaliar seus serviços e usar as avaliações para melhorá-los.

Perceba que o dever do administrador federal é duplo:

  1. ele deve realizar a avaliação dos serviços públicos prestados;
  2. ele deve usar os resultados da avaliação para a melhoria dos serviços públicos prestados.

O principal instrumento de avaliação vem a ser a pesquisa de satisfação dos usuários do serviço público.

O Portal de Serviços do Governo Federal e o Sistema de Ouvidoria do Governo Federal são provedores de uma ferramenta de pesquisa de satisfação dos usuários e os entes federais são obrigados a utilizá-la (art. 20, § 1º, Decreto nº 9.094/2017).

Devem também, os entes federais, dar ampla divulgação dos resultados das pesquisas de satisfação (art. 20, § 2º).

6) Sanções disciplinares (arts. 16 e 17, Decreto nº 9.094/2017)

O Decreto nº 9.094/2017 determina que o desrespeito de suas disposições seja tratado como infração disciplinar.

Então, o servidor civil ou militar pode vir a sofrer sanção disciplinar por descumprir os comandos de simplificação.

As sanções disciplinares aos servidores federais civis são um tópico do regime disciplinar, esse uma especialização Regime Jurídico Único (Lei nº 8.112/1990).

Você tem acesso a uma explicação completa do regime disciplinar dos servidores federais civis em “Regime jurídico disciplinar da Lei nº 8.112/1990”.

O Decreto Simplifique também determina que a CGU (Ministério da Transparência e Controladoria-Geral da União) e os componentes do SFCI (sistema federal de controle interno) zelem pelo cumprimento da simplificação e providenciar a responsabilização daqueles que descumpram a simplificação.

7) Regulação e fiscalização

O MPLAN (Ministério do Planejamento) e a CGU podem expedir normas complementares em matéria de simplificação (art. 22, Decreto nº 9.094/2017).

Como eu disse no tópico anterior (sanções disciplinares): a CGU e os componentes do SFCI (sistema federal de controle interno) devem zelar pelo cumprimento da simplificação e providenciar a responsabilização daqueles que descumpram a simplificação.

8) Divulgação (art. 18 do Decreto nº 9.094/2017)

Veremos na próxima postagem os instrumentos para a cidadania: a carta de serviços, o formulário Simplifique! e as pesquisas de satisfação.

Cheguei a falar anteriormente das pesquisas de satisfação, pois são elas o principal instrumento para que o ente federal realize a avaliação e a melhoria dos serviços públicos.

Todos esses “instrumentos para a cidadania” os entes federais devem divulgar continuamente em locais visíveis ao público:

  • locais de atendimento;
  • portais eletrônicos institucionais;
  • portais eletrônicos de prestação de serviços públicos;
  • portal eletrônico de Serviços do Governo Federal.

Os dados de serviço coletados dos usuários através do formulário Simplifique! devem ser divulgados no painel de monitoramento do desempenho dos serviços públicos.

Tenho tido certa dificuldade em localizar esse tal de “painel de monitoramento do desempenho dos serviços públicos”.

Deveras, como assevera o art. 19 do Decreto nº 9.094/2017, o painel está previsto pelo art. 3, V, do Decreto nº 8.936/2016. Deveria, entretanto, estar disponível em http://serviços.gov.br/painel, mas esse link leva para a home page do MPLAN…

>>> Postagem de continuação: instrumentos para simplificar a cidadania <<<

Chegou agora?

Aprenda tudo sobre o Decreto Simplifique (Decreto nº 9.094/2017):

  1. abrangência administrativa e conteúdo;
  2. simplificação na administração federal;
  3. instrumentos para a cidadania.

!!! Bons estudos !!! 😀